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青龙财务结算系统及操用流程(下)

二、应收应付

所有计入到应收应付中的数据都视为应收款项,财务及税务按此处展示的金额进行各区域的税务申报工作。应收应付中展示数据,如不需要向商家收取,则需要做异常调整,“ERP-物流配送-青龙财务管理-B商家结算单申请”通过发生日期和商家名称,人工手动生成张金额为0的结算单即可(结算单金额为0的单据不需要任何审批流程,直接完成),人工生成结算单不会产生任何折扣

 

三、结算单

每月1日(如6月1日)结算单系统自动进入应收应付中将上月31日(如5月31日)24点前的数据,按商家编号全部自动生成结算单(每个商家编号生成一张),如此商家单量达到折扣要求,系统会在结算单中一并显示出来折扣金额。注:只有系统自动生成结算单时达到折扣要求的才会在结算单中自动产生折扣费,人工生成结算单不会生成折扣费一项。

1、商家操作

结算单在生成后,自动发送到B商家客户端(青龙官网-商家登陆-结算管理-本期结算),系统会自动展示当前结算单据中时间排名最早的结算单给商家确认,商家点击“结算单确认”,进入结算单明细(支持导出明细),点击下方“确认”或“驳回”即完成结算单的商家审批动作。一个商家有多张结算单的,需要逐一审核,原则为:前一结算单不审核,商家看不到后一张结算单任何信息。

点击“确认”的:结算单自动流转到内部审批流中,开始业务高经/无高经为区域配送总审批。

点击“驳回”的:结算单内所有数据全部扔回到应收应付中,需要业务拓展部人员进入“ERP-物流配送-青龙财务管理-B商家结算单申请”通过发生日期和商家名称查询后,重新为商家生成结算单(人工生成结算单不会生成折扣,如之前驳回的明细中涉及折扣,重新生成结算单时需关注折扣是否为正确,是否需要再次调整)。


2、业务操作

区域业务拓展部(高经/无高经为区域配送总)对B商家审核通过的单据进行二次审核,审核通过后的由财务进行三次审核,财务审批通过的,业务拓展部可通知商家开始打款。

商家在合作初期,业务拓展人员需要告之商家,在结算打款时,如使用个人账户或配送服务合同签属的公司,需要商家备注自己与京东签属配送服务合同的公司名称,金额等。

3、财务操作

异常调整及结算单均需要财务人员审核,如财务需要操作驳回,请驳回时邮件通知业务拓展人员驳回的结算单号及驳回原因,以便业务拓展人员及时备案信息,以免驳回后信息缺失无法核实,无法再次调账。

财务人员在收到商家打款金额后,需点击“确认收/付款单”,此时整张结算单操作完毕,钱账相符。

如财务收到款后无法核实是哪个商家的钱款,请财务人员定期汇总表给给到业务拓展人员,由业务拓展人员填写相关商家信息,以便财务对账。


附:

1、内部审批流:

结算单审批流拆分为2个独立的审批流:B商家收款审批流、B商家付款审批流。

B商家收款审批流为3级审批(业务高经/无高经为区域配送总-流程会计-财务经理);

B商家付款审批流为8级审批(业务高经-总监-区总-副总裁-COO-流程会计-财务经理-财务总监);


2、多款或少款处理方式:

a.   少款:业务拓展人员通知商家补款或自行补款给出纳;

b.   多款:业务拓展人员可从出纳处领款&退款给商家&下期抵扣。多款零星金额(1元<含>以下),领款无法操作;误打款超过一元的,可以退回也可留作下期应收的抵扣,具体领款&退款给商家&下期抵扣需要业务拓展人员发邮件通知出纳,如需要退款给商家,区域业务拓展人员需一周内提交退款函、退款申请,由出纳进行退款。

3、打错款:

商家将款款项打错给其它京东公司的账号后,正确收款的区域业务拓展部人员填写纸制单据(表格来源:新版ERP首页-公司制度-财务制度-财务申请单下载-付款申请单下载)

收款单位:填写正确的收款公司(江苏京东信息技术有限公司XX分公司)

付款说明:X年X月X日,XXXXX公司(商家公司名称)误支付配送费至XXXXX公司(商家实际打款的收款账户),金额为XX元。请XXXXX公司(商家实际打款的收款账户)将款项打给XXXX(正确应收款的公司)。

本区域内签字流程走完后,邮件给到实际收到款的区域出纳即可(各区域出纳负责人: 华北:孙新,华东:马素娟,华南:钟秋莹,东北:阮媛,西南:陈丽华,华中:齐敏

举例:上海商家把钱打到北京了

收款单位:江苏京东信息技术有限公司上海分公司

付款说明:2013年12月3日,西安祥润生物科技有限公司误支付配送至江苏京东信息技术有限公司北京分公司,金额为35元,请江苏京东信息技术有限公司北京分公司将款项打给江苏京东信息技术有限公司上海分公司。

上海区域签字流程走完后,邮件给到北京区域出纳即可。



4、对账异常:

B商家费用类为需要付款的,如此商家多张单据可相互抵减的,需要业务拓展人员邮件告之出纳,否则出纳将按每张结算单单独处理,直接对需要付款结算单进行付款操作。

B商家费用类为需要收款的,系统展示的结算单金额与商家实际打款金额不一致的,由业务拓展部提供各区域对账接口人,负责与出纳对账工作,主要为财务列举商家实际打款信息,由来务拓展部人员与商家进行核实,核实后标注清楚商家信息及对应的结算单信息,由财务继续完成对账工作。


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